Elektronisk faktura i allmänhet

Svefaktura är en svensk standard för elektroniska fakturor som stöds fullt ut av Magenta och ingår redan i grundversionen av Magenta Fakturering.

Fakturan skapas som en fil på xml-format. Den kan sedan överföras till mottagaren på ett av följande sätt:

  • Via fakturaportal (t.ex. Ekopost eller InExchange)
  • Via din bank (Handelsbanken, SEB, Swedbank, Nordea, m.fl.)

Anm: För mer info om själva Svefakturastandarden: Svefaktura (officiell hemsida).

Elektronisk faktura via bank

Om du t.ex. vill erbjuda e-faktura till privatpersoner, eller elektroniska fakturor till dina företagskunder i allmänhet, har de flesta banker (Handelsbanken, SEB, Swedbank, Nordea, m.fl.) tjänster för detta.

Arbetsgången blir:

  1. Fakturorna skapas i Magenta som Svefakturafiler (via utskriftsfunktionen "Skriv ut som XML-fil" som ingår redan i grundversionen av Magenta Fakturering). Filformat blir Svefaktura 1.0. Filerna hamnar i en förvald mapp på din hårddisk.
  2. Filerna förs över till din bank antingen via en funktion i deras internetbank eller via någon filöverföringstjänst (Girolink, WS_FTP eller liknande).

Banken gör sedan om fakturan till ett format som passar kunden, t.ex. "e-faktura" för privatpersoner, eller till något annat format som passar den aktuella fakturamottagaren.

Tips: Detta är under ständig utveckling hos bankerna och deras tjänster för detta förbättras hela tiden. Googla "skicka e-faktura" plus bankens namn, t.ex. "skicka e-faktura Handelsbanken" för aktuell information.

Anm: Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22. E-post:  torbjorn.gerhardsson[at]magenta.se, hemsida: magenta.se.

Elektronisk faktura via Ekopost 

Ekopost är ett företag som har specialiserat sig på att förmedla elektroniska fakturor.

Den elektroniska fakturan skapas i Magenta och skickas vidare till Ekopost genom det inbyggda gränssnittet. Arbetsgången blir snarlik sättet att e-posta PDF-fakturor direkt från Magenta. Enklare kan det inte bli!

Ekopost ser till att fakturan kommer fram till rätt kund i rätt format. Ekopost kan även som extratjänst skriva ut och brevposta fakturor för de fakturamottagare som föredrar pappersfakturor.

Eftersom överföringen sker direkt från Magenta behöver du inte använda dig av externa komponenter, typ fakturaskrivare eller andra externa programvaror. Överföringen sker med Magentas inbyggda gränssnittet, snabbt, säkert och överskådligt. Ingen startkostnad, ingen månadsavgift, ingen bindningstid, endast 3 kr per skickad faktura.

Priser elektroniska fakturor

Grundtjänst: Svefakturor till Ekopost via Magentas inbyggda gränssnitt:
Startkostnad 0,00 kr
Månadskostnad
0,00 kr
Per skickad e-faktura
3,00 kr per faktura

Extratjänst: Ekopost Printtjänst

I det fall att du vill att Ekopost ska att skriva ut, kuvertera och posta pappersfakturor gäller följande priser. Från Magenta skickar man då PDF-fakturor genom samma gränssnitt som för Svefakturor men efterbehandlingen blir en annan. Du slipper du skriva ut, kuvertera och posta. En aning dyrare än vanligt brevporto men mycket smidigt!

Extratjänst: Ekopost Printtjänst för utskrift, kuvertering och brevpostning:
inrikes ensidigt, svartvitt 8,25 kr per faktura
extra sida
0,59 kr per faktura
tillägg, porto A-post
1,00 kr per faktura
tillägg, utskrift i färg
0,50 kr per sida

Systemkrav

1) För Ekopost via Magentas inbyggda gränssnitt krävs att du antingen ligger på ett fullserviceavtal för Magenta Fakturering (dvs där du har betalt för fria uppdateringar under avtalstiden) eller att du uppdaterar till senaste version. Anledningen är att Svefakturan fortfarande är en standard under utveckling, som hela tiden behöver småjusteringar i ingående programvaror, både hos Ekopost, hos Magenta och hos den slutliga fakturamottagaren.

2) Den kostnadsfria anmälan gör direkt på nätet på adressen: https://www.ekopost.se . Ingen startkostnad, ingen månadsavgift, ingen bindningstid. Ekopost debiterar endast för vad du skickar (3 kr/Svefaktura). De första 25 kronorna är gratis. Anmäl till Ekopost att du är Magentakund för ovanstående priser så sänks grundpriset för Printtjänsten till 7,25 kr.

Anm: Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22. torbjorn.gerhardsson[at]magenta.se. hemsida: magenta.se.

Elektronisk faktura via InExchange

InExchange är ett annat företag som också har specialiserat sig på att förmedla elektroniska fakturor. 

InExchange kan även åta sig att skriva ut och kuvertera pappersfakturor för de fakturamottagare som helt saknar möjlighet att ta emot fakturan elektroniskt.

Det går att skicka elektroniska fakturor från Magenta via InExchange på två sätt:

   InExchange Fakturaskrivare, eller
   InExchange Filexport

InExchange Fakturaskrivare

InExchange Fakturaskrivare är en äldre metod som går ut på att en virtuell skrivare fångar upp fakturainformationen. Den metoden passar faktureringsprogramvaror som saknar stöd för Svefakturan men eftersom Magenta som har fullt stöd för Svefakturan och metoden har flera nackdelar, inte minst att den är dyr att igångsätta, rekommenderas InExchange Filexport som också har framtiden för sig.

InExchange Filexport

InExchange Filexport utnyttjar Magentas funktioner för att skapa SveFaktura. Då skapas fakturna som Svefakturafiler som man sedan skickar iväg med ett fristående filöverföringsprogram för FTP, t.ex. ws_ftp.

Priser InExchange

InExchange Fakturaskrivare (äldre metod)

Månadskostnad
99,00 kr per månad
Per skickad e-faktura
3,00 kr per faktura
Support, uppsättning, test och verifiering samt 
anpassning av fakturamall. Tidsåtgång 3-5 timmar.

950,00 kr per timme

InExchange Filexport (modern metod)

Månadskostnad
99,00 kr per månad
Per skickad e-faktura
3,00 kr per faktura
Klart att sätta igång med om du har Magenta
Fakturering samt ett ftp-program, t.ex. ws_ftp.
 
0 kr


Extratjänst: InExchange Printtjänst

I det fall att du vill att InExchange ska åta sig att skriva ut och kuvertera pappersfakturor för de fakturamottagare som helt saknar möjlighet att ta emot fakturan elektroniskt.

a post, inrikes ensidigt, svartvitt
8,50 kr per försändelse
extra sida
3,00 kr per faktura
tillägg, 21 gram
2,50 kr

Systemkrav

1) För InExchange Filexport krävs att du antingen ligger på ett fullserviceavtal för Magenta Fakturering (dvs där du har betalt för fria uppdateringar under avtalstiden) eller att du uppdaterar till senaste version. Anledningen är att Svefakturan fortfarande är en standard under utveckling, som hela tiden behöver småjusteringar i ingående programvaror, både hos InExchange, hos Magenta och hos den slutliga fakturamottagaren.

2) Att ett avtal tecknas med InExchange för koppling mot Magenta. Kontaktperson hos InExchange: Johan Lindblad, tfn: 0500-44 63 79, johan.lindblad[at]inexchange.se, hemsida: InExchange.se.

Anm: Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22. torbjorn.gerhardsson[at]magenta.se, hemsida: magenta.se.