E-faktura i allmänhet (EDI-faktura, Svefaktura)

En elektronisk faktura (ibland benämnd e-faktura eller EDI-faktura) är en faktura beskriven i en fil (ofta med ändelsen .xml) som på ett välstrukturerat sätt innehåller fakturans alla uppgifter. Den ska inte förväxlas med en faktura på PDF-format eftersom PDF-formatet bara är ett praktiskt sätt att skicka en för människan läsbar faktura. 

Traditionellt finns flera EDI-format (utseenden) men de mest vanliga formaten är Svefaktura och "BIS Billing 3.0".

Svefaktura var svensk standard för elektroniska fakturor fram till 1 april 2021. Den ersattes av "BIS Billing 3.0" som har fördelen att den även är europeisk standard. Båda stöds fullt ut av Magenta och ingår redan i grundversionen av Magenta Fakturering. "BIS Billing 3.0" stöds i Magenta Leverantörsreskontra för att ta emot e-fakturor (enklare än att skanna inkommande pappersfakturor).

Fakturan skapas som en fil på xml-format. Den kan sedan överföras till mottagaren på ett av följande sätt:

• Via fakturaportal (t.ex. Apix eller Ekopost)
  
• Via din bank (Handelsbanken, SEB, Swedbank, Nordea, m.fl.)
  

Läs mer om att skicka e-faktura i Magenta.

Läs mer om att ta emot e-faktura i Magenta.

Anm: För mer info om själva Svefakturastandarden: Svefaktura (officiell hemsida) respektive "BIS Billing 3.0".

Elektronisk faktura via Apix

Apix  är ett företag som har specialiserat sig på att förmedla elektroniska fakturor. Med Apix kommer du snabb igång med att e-fakturera, dvs skicka e-fakturor på format Svefaktura eller "BIS Billing 3.0". 

Anm: Med Apix kan du även, om du så vill, ta emot e-fakturor i Magenta Leverantörsreskontra.

Den elektroniska fakturan skapas i Magenta och skickas vidare till Apix genom det inbyggda gränssnittet. Arbetsgången blir snarlik sättet att e-posta PDF-fakturor direkt från Magenta. Enklare kan det inte bli!

Apix ser till att fakturan kommer fram till rätt kund i rätt format. Apix kan även som extratjänst skriva ut och brevposta fakturor för de fakturamottagare som föredrar pappersfakturor.

Eftersom överföringen sker direkt från Magenta behöver du inte använda dig av externa komponenter, typ fakturaskrivare eller andra externa programvaror. Överföringen sker med Magentas inbyggda gränssnittet, snabbt, säkert och överskådligt. Ingen startkostnad, ingen månadsavgift, ingen bindningstid, endast ca 3 kr per skickad faktura eller ca 3,50 per mottagen e-faktura (det exakta priset blir ofta något lägre beroende på volym).

Priser elektroniska fakturor

Grundtjänst: E-fakturor till Apix via Magentas inbyggda gränssnitt:

Startkostnad	0,00 kr
Månadskostnad	0,00 kr
Per skickad e-faktura	ca 3 kr per faktura
Per mottagen e-faktura	ca 3,50 kr per faktura

Allt du behöver göra är att registrera dig hos Apix (www.fakturamappen.se). Ange vilka tjänster du vill använda (skicka och/eller ta emot) och att ditt faktureringsprogram är ”Magenta”. För att skicka via Apix krävs Magenta Fakturering version 2020:2 eller senare. Fördelen med Apix jämfört med andra e-fakturapartner är att via Apix kan man även ta emot e-fakturor (för att ta emot via Apix krävs Magenta Leverantörsreskontra version 2020:1 eller senare).

Vid registrering får du ett användarnamn och lösenord som är allt som behövs i Magenta.

Anm: Kontaktperson hos Apix: Tobias Werner, tfn 073-364 35 02, E-post: tobias.werner(at)apixmessaging.com. Även Apix servicedesk/info-nummer 0705-514 300. Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22. E-post: torbjorn.gerhardsson(at)magenta.se, hemsida: magenta.se.

Elektronisk faktura via bank

Om du t.ex. vill erbjuda e-faktura till privatpersoner, eller elektroniska fakturor till dina företagskunder i allmänhet, har de flesta banker (Handelsbanken, SEB, Swedbank, Nordea, m.fl.) tjänster för detta.

Arbetsgången blir:

1. Fakturorna skapas i Magenta som Svefakturafiler (via utskriftsfunktionen "Skriv ut som XML-fil" som ingår redan i grundversionen av Magenta Fakturering). Filformat blir Svefaktura 1.0. Filerna hamnar i en förvald mapp på din hårddisk.
   
2. Filerna förs över till din bank antingen via en funktion i deras internetbank eller via någon filöverföringstjänst (Girolink, WS_FTP eller liknande).
   

Banken gör sedan om fakturan till ett format som passar kunden, t.ex. "e-faktura" för privatpersoner, eller till något annat format som passar den aktuella fakturamottagaren.

Tips: Detta är under ständig utveckling hos bankerna och deras tjänster för detta förbättras hela tiden. Googla "skicka e-faktura" plus bankens namn, t.ex. "skicka e-faktura Handelsbanken" för aktuell information.

Anm: Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22.
E-post:  torbjorn.gerhardsson(at)magenta.se, hemsida: magenta.se.

Elektronisk faktura via Ekopost 

Ekopost är ett företag som har specialiserat sig på att förmedla elektroniska fakturor. Med Ekopost kommer du snabb igång med att e-fakturera, dvs skicka e-fakturor som Svefaktura eller BIS Billing 3.0.

Den elektroniska fakturan skapas i Magenta och skickas vidare till Ekopost genom det inbyggda gränssnittet. Arbetsgången blir snarlik sättet att e-posta PDF-fakturor direkt från Magenta. Enklare kan det inte bli!

Ekopost ser till att fakturan kommer fram till rätt kund i rätt format. Ekopost kan även som extratjänst skriva ut och brevposta fakturor för de fakturamottagare som föredrar pappersfakturor.

Eftersom överföringen sker direkt från Magenta behöver du inte använda dig av externa komponenter, typ fakturaskrivare eller andra externa programvaror. Överföringen sker med Magentas inbyggda gränssnittet, snabbt, säkert och överskådligt. Ingen startkostnad, ingen månadsavgift, ingen bindningstid, endast 3 kr per skickad faktura.

Priser elektroniska fakturor

Grundtjänst: Svefakturor till Ekopost via Magentas inbyggda gränssnitt:

Startkostnad	0,00 kr
Månadskostnad	0,00 kr
Per skickad e-faktura	3,00 kr per faktura

Extratjänst: Ekopost Printtjänst

I det fall att du vill att Ekopost ska att skriva ut, kuvertera och posta pappersfakturor gäller följande priser. Från Magenta skickar man då PDF-fakturor genom samma gränssnitt som för Svefakturor men efterbehandlingen blir en annan. Du slipper du skriva ut, kuvertera och posta. En aning dyrare än vanligt brevporto men mycket smidigt!

Extratjänst: Ekopost Printtjänst för utskrift, kuvertering och brevpostning:

inrikes ensidigt, svartvitt	8,25 kr per faktura
extra sida	0,59 kr per faktura
tillägg, porto A-post	1,00 kr per faktura
tillägg, utskrift i färg	0,50 kr per sida

Systemkrav

1) För Ekopost via Magentas inbyggda gränssnitt krävs att du antingen ligger på ett fullserviceavtal för Magenta Fakturering (dvs där du har betalt för fria uppdateringar under avtalstiden) eller att du uppdaterar till senaste version. Anledningen är att BIS Billing 3.0 fortfarande är en standard under utveckling, som hela tiden behöver småjusteringar i ingående programvaror, både hos Ekopost, hos Magenta och hos den slutliga fakturamottagaren.

2) Den kostnadsfria anmälan gör direkt på nätet på adressen: https://www.ekopost.se . Ingen startkostnad, ingen månadsavgift, ingen bindningstid. Ekopost debiterar endast för vad du skickar (3 kr/e-faktura). De första 25 kronorna är gratis. Anmäl till Ekopost att du är Magentakund för ovanstående priser så sänks grundpriset för Printtjänsten till 7,25 kr om du även är intressad av den.

Anm: Efter det att de första 25 kronorna är förbrukade kan betalning ske på två sätt: 1) Billigast: att man loggar in på sitt konto hos Ekopost och fyller på sitt saldo med en kortbetalning (ingen risk för onödiga faktureringsavgifter). Detta är grundinställningen vid nyregistrering. Man kan även anmäla att man vill låta sig faktureras varje månad men då tillkommer en faktureringsavgift på 25 kr vid fakturabelopp under 300 kr/mån.

Anm: Kontaktperson hos Magenta: Torbjörn Gerhardsson, tfn: 046-211 18 22.
E-post: torbjorn.gerhardsson(at)magenta.se, hemsida: magenta.se.