Lagersaldon i Magenta

Magenta Fakturering: Enklare och fridsammare inventering i samband med bokslut

I Magenta Fakturering har man uppgiften "Antal i lager" uppdelad så att det skiljer på dagsvärde och värde vid årets början.

Antal i lager = [Antal i lager IB] + [Antal i lager sedan dess].

När man tar ut en lista "Lagrets värde" kan man i rapportrutinens beställningsformulär klicka på "Fler val" och välja om listan ska avse årets början eller just-nu-värdet.

Detta innebär:

1) Listan "Lagrets värde" (per årets början) kan tas ut långt senare, trots att man har börjat fakturera på det nya året.

2) Uppgiften "Antal i lager IB" kan uppdateras i efterhand utan att störa uppgiften om vad som fakturerats på det nya året.

Följden blir även att man kan hantera nyårsinventeringen i makligt tempo. Första vardagen efter nyår gör man som vanligt årsbyte (menyvalet Underhåll, Byt räkenskapsår) innan man sätter igång att fakturera på det nya året.

För varje artikel sker vid årsbytet följande: Värdet på "Antal i lager" förs över till uppgiften "[Antal i lager IB]" varpå [Antal i lager sedan dess] töms.

Konsekvenser:

Man kan inventera på nyårsdagen men behöver inte mata in de inventerade värdena med detsamma.

Man kan spara halva inventeringen en bit in på året, till t.ex. trettonhelgen, (förutsatt att man inte har några inleveranser under tiden).

Hantering:

De inventerade värdena matas lämpligen in via artikelregistrets sista flik "Snabbinmatning" (som syns i läge Visa artikel).

Här kan man välja mellan följande situationer: 

Ingen uppdatering av antal i lager - Normalläge innan man angivit vad man vill göra.

Fall 1) Inventerat årets början - Detta väljer man när man några dagar in på det nya året matar in de inventerade värdena från nyårshelgen.

Fall 2) Inventerat en bit in (före inleverans) - Detta väljer man när man matar in de värdena man inventerade en bit in på det nya året, t.ex. det man har inventerat under trettonhelgen. Programmet baklängesräknar då, det vet vad som är fakturerat sedan nyår och kan via baklängesräkning komma fram till vilket värdet ska vara på uppgifter "Antal i lager IB". I detta fall, en bit in på året, måste man dock frysa faktureringen, dvs inventera och mata in de inventerade uppgifterna innan man fortsätter fakturera (annars, om det hade varit en glipa mellan inventering och inmatning hade man förstört förutsättningarna för en lyckad baklängesräkning).

Fall 3) Ökning (inleverans) - Används ej i samband med inventering utan för att registrera vanliga inleveranser genom att öka värdet "Antal i lager sedan dess" (dvs utan att störa värdet för "Antal i lager IB"). Minskning (lageruttag) hanteras genom att ange ökning med negativt tecken.

Fall 4) Kvartalsinventering (just-nu-värde) - Används om man mitt under året, t.ex. vid ett kvartalsskifte vill mata in dagsaktuella lagersaldon utan att förstöra uppgiften "Antal i lager IB".

Anm: Om man trots allt har inleveranser under veckan mellan nyår och trettonhelgen kan man lösa det genom att:

1) Mata in ökningen av "Antal i lager" för nyanlända varor som vanligt (Välj "Fall 3) Ökning (inleverans)" enligt ovan, eller

2) Gör en manuellt markering till den som ska inventera, t.ex. i form av en gul notis "10 askar kom efter 1 jan" så att dessa nyanlända varor inte räknas med vid trettondagsinventeringen.

Specialfall - Import av "Antal i lager"

Vid artikelimport kan uppgiften "Antal i lager" ha olika innebörd.

Beakta följande:

Antal i lager = [Antal i lager IB] + [Antal i lager sedan dess].

Normalt vid import av uppgiften "Antal i lager" antas att det är dagsvärden, dvs att uppgiften [Antal i lager IB] ska vara intakt medan [Antal i lager sedan dess] ska justeras så att summan av dessa två blir det angivna lagervärdet.

Anm: Hela detta resonemang gäller oavsett om man har valt "Typ av indata" lika med "Fasta fält" eller "Adaptivt".

Om man vill importera värdena från nyårsinventeringen (enligt "Fall 1) Inventerat årets början" se ovan), kan man göra det genom att ändra kolumnrubriken i filen från "AntaliLager" till "AntaliLagerIBExakt". Det angivna värdet uppdaterar då värdet på [Antal i lager IB].

Om man vill importera värdena från trettondagsinventeringen (enligt "Fall 2) Inventerat en bit in (före inleverans))", kan man göra det genom att ändra kolumnrubriken i filen från "AntaliLager" till "AntaliLagerIBBakjusterat". Det angivna värdet uppdaterar då [Antal i lager IB] genom baklängesräkning. Med andra ord: Man anger dagsvärdet men programmet baklängesräknar fram det värde som behövs på [Antal i lager IB] för att dagsvärdet ska bli det angivna.

För fallet "Fall 4) Kvartalsinventering (just-nu-värde)" låter man rubriken vara intakt dvs förbli texten "AntaliLager". Programmet uppdaterar då [Antal i lager sedan dess] så att summan av [Antal i lager IB] + [Antal i lager sedan dess] blir det angivna värdet.

Dessutom kan "Fall 3) Ökning (inleverans)" hanteras genom att man använder normalrubriken "AntaliLager" men anger värdet med två plustecken för ökning (t.ex. "++10" betyder en ökning på 10) eller med ett plus- och ett minus för en minskning (t.ex. "+-5" betyder en minskning med 5).